Miten luot laadukkaita kohtaamisia yhteisössäsi?
Kohtaamiset ovat elimellinen osa jokaisen vapaaehtoisuuteen perustuvan yhteisön toimintaa. Ne eivät ole vain asioiden hoitamista varten. Kohtaamiset luovat kulttuurin ja sävyn yhteisön väliselle vuorovaikutukselle.
Joten silloinkin, kun halu tehdä on voimakas ja haluaisitte saada paljon aikaan vähässä ajassa, on fiksua käyttää aikaa näennäisesti turhilta tuntuviin asioihin, kuten ryhmän keskinäiseen tutustumiseen ja yhteisen tahtotilan luomiseen. Tämä nopeuttaa tekemistä pitkässä juoksussa ja säästää aikaa toisaalta. Kokosimme tähän kansainvälisen Transition Networkin luoman ohjeistuksen pohjalta (ja omilla kokemuksillamme höystettynä) laatimamme reseptin laadukkaisiin kohtaamisiin.
Muutama asia, jotka on hyvä tehdä ennen kohtaamista:
Aloita oikeasta kokoonpanosta. Keiden olisi hyvä olla paikalla ja miksi? Mitä heiltä odotetaan? Tee odotukset selväksi itsellesi ja osallistujille.
Valitse kohtaamispaikka, joka ei jätä ketään ulkopuolelle (kunnioita kulkuyhteyksiä, kulttuurisia ja uskonnollisia tekijöitä). Jos kohtaatte virtuaalisesti, valitse alusta, joka soveltuu ryhmäkohtaamiseen ja joka on helppo ottaa käyttöön.
Nimitä tapaamiselle vetäjä. Vetäjän rooli voi vaihdella, mutta varmista, että joku ottaa tämän roolin.
Päätä, mihin lopputulokseen haluaisit päästä kohtaamisessa. Mieti myös varusteet, joita mahdollisesti tarvitset lopputulokseen pääsemiseksi, esimerkiksi fläppipaperia ja kyniä, kannettavan tietokoneen muistiinpanojen ottamista varten.
Luo kohtaamiselle runko. Mieti etukäteen, miten kohtaaminen etenee ja mitä asioita se sisältää, kuten esimerkiksi tutustumista, toiveiden ja odotusten jakamista, ymmärryksen kasvattamista kestävästä elämästä, ryhmän taitojen ja verkostojen kartoittamista, yhteisen vision luomista tai ryhmän yhteistyön kehittämistä.
Hyvän kohtaamisen kruunaa hyvä tarjoilu. Mieti, tarvitsetko esimerkiksi teetä, keksejä/kakkua tai muuta, mikä ilahduttaa osallistujia.
Tee nämä kohtaamisen aikana:
Avaa kohtaaminen huolella. Aloita kokouksesi kierroksella, jossa jokainen puhuu keskeytyksettä muutaman minuutin ajan. He voivat esitellä itsensä, kertoa, miten heillä menee ja mitä heidän elämässään tapahtuu. Voit myös pyytää jokaista pohtimaan lyhyesti jotain, mistä he ovat kiitollisia juuri nyt tai jotain, mikä on inspiroinut heitä viime aikoina. Tällainen aloitus luo kulttuurin, jossa kohtaamme ystävinä, jotka välittävät toisistaan, emmekä kollegoina, joilla on kiireinen esityslista. Näiden kahden välillä on vissi ero.
Nimeä kolme 'vartijaa': ajanvartija, jonka tehtävänä on pitää kokous aikataulussa, jakaa aikaa eri asioille ja varmistaa, että kaikki päättyy ajoissa; muistiovartija: joka pitää kirjaa kokouksesta, olipa se sitten pöytäkirjana, miellekarttana tai muuna ryhmän mielestä hyödyllisenä dokumenttina; sydänvartija, jonka tehtävänä on kiinnittää huomiota ryhmän energiaan ja dynamiikkaan, ja huomauttaa, kun energiat laskevat liian alas, keskusteluun hiipii piileviä jännitteitä tai muuta, joka saattaa häiritä yhteistä toimintaa.
Miten varmistat kohtaamisen hyvän hengen?
Etenkin vapaaehtoistyössä on tärkeää, että osallistujat kokevat itsensä nähdyiksi ja arvostetuiksi. Tutkimus osoittaa, että ryhmät (kuten myös yritykset ja parisuhteet), joissa sanotaan vähintään viisi positiivista asiaa jokaista negatiivista kohti, ovat sellaisia, joihin ihminen haluaa kuulua.
Kokeile esimerkiksi näitä vinkkejä positiivisuuden ruokkimiseen:
Hyödyntäkää jokaista juhlistamisen hetkeä: onnistunutta tapahtumaa, julkisuutta, menestystä, tehtyä päätöstä, jotain ratkaistua, asialistan ajoissa loppuun saattamista.
Käyttäkää kokouksissa aikaa jokaisen henkilön panoksen arvostamiseen. Kiertäkää ja pyytäkää jokaista kertomaan yksi positiivinen asia, jonka joku henkilö tai ryhmä on tehnyt.
Jos ihmiset alkavat väsyä, tehkää jotain virkistävää (hauskaa ja fyysistä) tai pitäkää tauko.
Keskeyttäkää kohtaamisen agenda, jos keskustelu muuttuu latautuneeksi tai kriittiseksi ja käsitelkää tilanne. Usein voitte käyttää tällaisissa tilanteissa tukena seuraavia kysymyksiä: Mitä tunteita on läsnä (jännitystä, turhautumista, ahdistusta, surua, tai muuta)? Mitä tarpeita saattaa olla näiden tunteiden alla? Kuinka voimme käsitellä tämän ja palata tilaan, jossa tunnemme yhteyttä ja olemme avoimia?
Kohtaamisen sulkeminen:
Varaa aikaa kokouksen reflektointiin. On hyvä totutella siihen, ettei kokous lopu seinään vaan kokouksen lopussa on aikaa reflektoida, mitä kokouksesta jäi käteen. Mitä voitaisiin tehdä paremmin seuraavalla kerralla? Tämä auttaa yhteisen kulttuurin muodostumisessa ja ihmisten erilaisuuden havainnoinnissa. Laadukas lopetus luo myös tilan kiittää niitä, joiden hyvä työ sai kokouksen sujumaan hyvin.
Autamme mielellämme pääsemään kohtaamisissa alkuun. Joten jos jokin mietityttää, ole yhteydessä: anna.evila@jalotus.fi.